Privacyverklaring Medewerkers Megatech 

1. Inleiding

 Deze privacyverklaring heeft tot doel de (aanstaande) kandidaten en medewerkers van Megatech BV, verder te noemen “Megatech”, te informeren over de manier waarop Megatech hun persoonsgegevens verwerkt.

Megatech hecht veel waarde aan de privacy van haar (aanstaande) kandidaten en medewerkers. Zij gebruikt hun persoonsgegevens alleen voor de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden en neemt daarbij passende technische en organisatorische maatregelen die Megatech toelaten binnen de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens te opereren. 

2. Wie zijn we?

Megatech, opgericht in 1999 door directeur Pierre Groenen, is een detacheringsorganisatie gespecialiseerd in de machine- en modulebouw op (fijn)mechanisch, elektro en mechatronisch gebied. 

Megatech schakelt andere bedrijven in om diensten voor zichzelf uit te voeren (payroll bedrijf en uitzendbureaus). In deze situaties blijft Megatech verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar medewerkers. Megatech maakt contractuele afspraken met deze bedrijven over de omgang van en met de persoonsgegevens van haar werknemers. Op deze manier blijft hun privacy gewaarborgd.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) definieert een persoonsgegeven als volgt:

"Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon". 

Indien deze Privacyverklaring naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de verordening.

Megatech verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld gegevens van medische keuringen voor specifieke functies, en indien hiertoe voor Megatech een wettelijke grondslag bestaat.   

Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:
"Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid."

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel?

Megatech verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Zo verwerkt Megatech persoonsgegevens bij het zoeken naar kandidaten en in het kader van het sluiten van (arbeids-)overeenkomsten. Daarnaast is Megatech soms wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In andere gevallen baseert Megatech zich op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever. 

4a) Solliciteren bij Megatech

 Doel van de verwerking:

• Voor de beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat voor een vacature;
• Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van een CV van betrokkenen op basis van het Megatech format;
• Voor de selectie van kandidaten voor vacatures van Megatech en opdrachtgevers;
• Om digitale dossiers van betrokkenen aan te maken.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

• Persoonlijke gegevens: voorletters, achternaam, roepnaam, geslacht, geboortedatum en -plaats, leeftijd, nationaliteit, Burgerservicenummer, burgerlijke staat, scan/kopie van identiteitskaart, bankrelatie, bankrekeningnummer, info gezondheidsproblemen;
• Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer (vast en mobiel);
• Opleiding en vaardigheden: opleidingen, cursussen, diploma’s, certificaten, expertise, automatiseringskennis en talenkennis;
• Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies, duur/periode, werkzaamheden;
• Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief/mail, vacature, gewenst aantal uren, gewenst salaris, opzegtermijn, vervoersvoorkeuren, bezit van een rijbewijs en welk type;
• Extra persoonsgegevens die betrokkenen aan Megatech verstrekken, zoals een foto;
• Notities van Megatech medewerkers;
• Beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid: opleiding, ervaring, functie- en budget gerelateerde criteria;
• Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van CV’s van betrokkenen op basis van het Megatech format: medewerkersnummer, leeftijd, geslacht, woonplaats, nationaliteit, relevante opleidingen en cursussen, talen en softwarekennis, vorige werkgevers, functies, duur/periode en werkzaamheden;
• Selectie van kandidaten: opleiding, ervaring, vaardigheden, referenties van voorgaande werkgever(s), functie- en budget gerelateerde criteria.

4b) In het kader van arbeids- of opdrachtovereenkomsten

 Doel van de verwerking:

• Registratie van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving;
• Om arbeidsovereenkomsten uit te voeren;
• Om werken in of vanuit het buitenland te kunnen faciliteren.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

• Aanmaken personeelsdossier: persoonsgegevens die op basis van bijvoorbeeld arbeidswetgeving en fiscale- en socialezekerheidswetgeving moeten worden verwerkt, bijvoorbeeld kopie identiteitsbewijzen of paspoorten, visa, werkvergunningen, Burgerservicenummers en documenten nodig voor de administratie van Megatech zoals contactgegevens en diploma’s;
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer, salaris, tarieven van zelfstandige ondernemers;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan het opstellen van de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals beschikbaarheid, kenteken leaseauto, registratie tankpas;
• Werken in of vanuit het buitenland: persoonsgegevens noodzakelijk voor bijvoorbeeld het verzorgen van vervoer, werkvergunningen en visa, belastingen, huisvesting en Burgerservicenummers.

In het medewerkersdossier worden de volgende documenten met persoonsgegevens bewaard:

1. Aanvraagformulier Arbeidsovereenkomst (= inschrijfformulier payroll instantie)

2. Kopie Arbeidsovereenkomst (opgesteld door payroll instantie)                        

3. Bruikleenovereenkomst gereedschappen           

4. Bruikleenovereenkomst bedrijfswagen              

5. Verklaring geen privégebruik auto                      

6. Verklaring toepassing heffingskorting                 

7. Toestemming proefplaatsing UWV                      

8. Doelgroep verklaring UWV                       

9. Werkgeversverklaring                  

10. Certificaat NEN 3140                  

11. VCA diploma       

12. Schuldsanering               

13. Visum aanvraag              

14. Ontslagbrief / beëindigingsovereenkomst                    

15. Curriculum Vitae (database sollicitanten)                                                         

16. ID Checker payroll instantie                   

17. Privacyverklaring payroll instantie                    

18. No risk polis UWV           

Wanneer een medewerker bij een klant in dienst treedt, wordt er een opdrachtbevestiging gemaakt. Deze bevat de volgende persoonsgegevens van de medewerker: titel, voorletters, achternaam en woonplaats (stad + land) van de medewerker.  

4c) Bij gebruik maken van de website van Megatech

 Doel van de verwerking:

• Om interesse voor Megatech te genereren;
• Om online te reageren op vacatures.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

• Online reageren: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en CV.

4d) Sociale media: Facebook en LinkedIn

Doel van de verwerking:

• Om interesse voor Megatech te genereren;
• Om online te reageren op vacatures;
• Om vragen van betrokkenen te beantwoorden.

 Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

• Online reageren: contactgegevens en reacties van betrokkenen;
• Door betrokkenen vrijwillig verstrekte persoonsgegevens op sociale media van Megatech, zoals reacties bij posts en advertenties en private messages via het sociale mediaplatform.

4e) Met betrekking tot overige interne doelen

 Doel van de verwerking:

• Om kwaliteitsstandaarden en certificeringen te behalen en te behouden;
• Om subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;
• Voor het genereren van managementinformatie;
• Om interne controles te verzorgen
• Om de bedrijfsveiligheid te waarborgen;
• Om audits en accountantscontroles mogelijk te maken.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

• Bij de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van deze overige interne doelen van Megatech geldt het uitgangspunt dat het gebruik van direct identificeerbare gegevens tot het minimum worden beperkt.

 4f) Gebruik van contactformulieren voor potentiële opdrachtgevers

 Doel van de verwerking:

• Om nieuwe opdrachtgevers te acquireren;
• Om dienstverlening aan nieuwe opdrachtgevers aan te kunnen bieden;
• Om aanbiedingen te doen en/of informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Megatech.

    Deze persoonsgegevens worden verwerkt:

• Acquisitie: contactgegevens van vertegenwoordigers van nieuwe opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin de opdrachtgever werkzaam is, openstaande vacatures en gezochte profielen;
• Aanbieden diensten: contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin de opdrachtgever werkzaam is;
• Aanbieden/verstrekken van informatie over dienstverlening: contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële nieuwe opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin opdrachtgevers werkzaam zijn.

  5. Wanneer deelt Megatech persoonsgegevens?

 Delen binnen Megatech:

Megatech staat ervoor in dat onbevoegden geen kennis kunnen nemen van het medewerkersdossier en de hierin opgeslagen persoonsgegevens. Megatech deelt persoonsgegevens intern alleen met haar medewerkers. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding.

Delen met opdrachtgevers:

Megatech deelt persoonsgegevens van kandidaten en medewerkers met (potentiële) opdrachtgevers. Bij het voorstellen van kandidaten en medewerkers aan opdrachtgevers, gebruikt Megatech een Megatech CV dat door medewerkers van Megatech op basis van sollicitatiegegevens van betrokkenen is opgesteld. 

 Delen met verwerkers:

Megatech schakelt externe partijen in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van Megatech (bv. payroll instantie). Zij  sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af. Megatech beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving door de externe partij.

 Megatech verstrekt op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

 6. Heeft Megatech het voornemen om de persoonsgegevens buiten Europa door te sturen?

 Neen.

 7. Hoe lang bewaart Megatech persoonsgegevens?

 Megatech bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het bereiken van haar doelen. In sommige gevallen is Megatech gehouden persoonsgegevens voor een langere periode te bewaren, bijvoorbeeld vanwege fiscale verplichtingen. Na afloop van de bewaartermijn, of naar aanleiding van verwijderverzoeken van betrokkenen, verwijdert Megatech de persoonsgegevens uit haar systemen.

Voor de twee onderstaande situaties hanteert Megatech de volgende bewaartermijnen:

 Recruitment via externe bronnen: maximaal 28 dagen nadat betrokkenen door Megatech zijn gevonden, neemt Megatech contact met hen op om haar interesse in betrokkenen kenbaar te maken;

• Persoonsgegevens van kandidaten die niet voor Megatech werkzaam zijn of zijn geweest maar wel blijk hebben gegeven van hun interesse in Megatech: 2 jaar na de datum van opname van de persoonsgegevens in de administratie van Megatech.

8. Welke rechten hebben betrokkenen?

 Megatech respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Megatech kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. 

 Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen:

 Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van hun persoonsgegevens;

• Inzage in en kopie van hun persoonsgegevens voor zover de uitoefening van dit recht geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen;
• Correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• Verwijdering van hun persoonsgegevens die onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard. Indien de persoonsgegevens openbaar zijn gemaakt, neemt Megatech alle redelijke technische maatregelen om koppelingen naar of kopie van die persoonsgegevens te wissen zonder tot een resultaat gehouden te zijn;
• Bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Megatech of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben;
• Beperking van de verwerking van hun persoonsgegevens (de persoonsgegevens worden niet verder verwerkt, maar wel nog bewaard):
• Bij betwisting van de juistheid van de persoonsgegevens door de medewerker voor de periode nodig voor Megatech om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.
• Bij onrechtmatige verwerking door Megatech.
• Indien Megatech de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar de medewerker heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het verzoek tot beperking van de verwerking weerhoudt Megatech niet de persoonsgegevens te gebruiken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon. De medewerker zal van dit voornemen worden ingelicht.

• Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan Megatech zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen;
• Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Megatech bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

Voornoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van de eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. Megatech kan hiervoor aan betrokkenen vragen zich nader te identificeren.

Betrokkenen kunnen contact opnemen via info@megatech.nl  of via +31 40 2913600. Ook met betrekking tot klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen.

 9. Hoe beveiligt Megatech persoonsgegevens?

 De infrastructuur van Megatech wordt gescand op virussen, schadelijke software en inbraakpogingen. Megatech laat de infrastructuur en de beveiligingsprocessen geregeld door onafhankelijke auditors controleren. Megatech verstuurt persoonsgegevens via een beveiligde internetverbinding (TLS), te herkennen aan “https” en het hangslotsymbool in de adresbalk van de browser.

 10. Cookies?

 Megatech verzamelt enkel informatie in logfiles. Deze informatie wordt gebruikt voor interne doeleinden, zoals trafiek- en profielanalyse om op die manier het dienstenaanbod van de site verder op punt te stellen. De door Megatech BV verzamelde gegevens worden niet doorverkocht aan derden. Uw persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor U deze heeft verstuurd.

 11. Contact opnemen met Megatech?

 Voor vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring kunnen betrokkenen zich wenden tot Megatech in Valkenswaard, te bereiken via onderstaande contactgegevens: 

 Megatech B.V.

Dragonder 28

5555 XZ  Valkenswaard

Nederland

+31 40 2913600

info@megatech.nl

 12. Melding (mogelijke) inbreuk op de beveiliging?

 In geval van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens worden betrokkenen verzocht Megatech daarover zo spoedig mogelijk te informeren via info@megatech.nl onder vermelding van ‘Datalek’ in de onderwerp regel van het bericht.